Aturan Penulisan Email yang Efektif
Dalm penulisan pada sebuah email kita perlu memperhatikan cara / aturan dalam penulisannya diantaranya :
1. Format
Dalam mekanisme transmisi surat elektronik ada standar standar yang ketat dan dalam pembacaan email nya pun terdapat berbagai jenis program yang berbeda pada penampilan pesan di layar penerima, oleh karena itu dalam penulisan sebuah email kita perlu berhati hati dalam penyaian penulisannya.
2. Tulisan berhias
Pada sebuah computer sebagian program pembaca email pada dasarnya hanya dapat menampilkan tulisan polos seperti huruf miring, cetak tebal, dan pergantian warna tulisan yang akan muncul sebagai karakter control.
Contoh :
Hi! Eh, aku suka banget sama presentasi kamu ke Jack tadi pagi. Hebat!
Akan tetpi apabila format programnya tidak di mengerti pada computer penerrima maka akan di tampilkan seperti di bawah ini :
Hi! Eh, aku suka banget sama presentasi kamu
ke Jack tadi pagi. Hebat!
Jadi saat kita ingin mengirim email dalam bentuk HTML harus dipertimbangkan lagi karma mungkin saja document web utama pada layer pembaca akan sulit terbaca oleh program email yang lama.
3. Extended Character Sets ( Set Karakter Perluasan )
Pada sebuah email diambil keputusan penulisan pengkodean sebuah email yang sedemikian rupa sehingga penulisan karakternya hanya tersedia 128 jenis karakter yang berbeda huruf, angka, tanda baca dll. Pengkodean ini kemungkinan ditaruhnya kode untuk mengecek kesalahan kesalahan yang mungkin penting dilakukan jika komputer berkomunikasi dengan yang lain melalui modem.
4. Link Web
Pada link web ada beberapa jenis program pembaca email yang mengenali URL (Uniform Resource Locator, atau alamat internet ) tulisan dan mengaktifkannya. Dimana program tersebut dapat membaca deretan karakter yang ditulis setelah http//: sebagai alamat web.
5. Tanda Baca DanKutip
Dalam penulisan sebuah email ada aturan tata bahasa yang biasa dilanggar yaitu peletakan tanda baca, dan menurut aturan Amerika [dan EYD] tanda baca diletakan didalam tanda kutip yang tentunya tidak masalah mengutip pembicaraan biasa, sehingga jelas titik tidak ikut termasuk ke dalam kotak password.
6. Attachement
Pada program email mendukung "attachment", atau lampiran, dan kita dapat memilih file mana yang hendak kita kirim lewat email. Dan dengan attachment ini orang dapat bertukar segala macam format file, seperti gambar gif,jpeg dll.
7. Tata Letak
Kata kata yang di cetak dilayar computer dengan dikertas akan tampak jelas berbeda, dan pada umumnya kebanyakan orang lebih sukar membaca dilayar computer darin pada di kertas. Hal itu dikarenakan resolusi yang ada pada layar monitor tidak sebaik kertas, terkadang layer monitor pun suka berkedip, dan font di layer monitor pun terkadang terlalu kecil atau jelek. Hal itu disebabkan karena program email tersebut milik orang lain yang mungkin memiliki keterbatasan dalam pemformatan emailnya dan mungkin kemampuannya yang tidak sama dengan program yang kita miliki, dan ini berarti aturan tata letak yang baik untuk email berbeda dengan aturan cetak.
8. Paragraf Yang Lebih Pendek
Sering kali pesan email harus dibaca dalam windows berscrollbar. Meskipun dibantu dengan scrollbar , akan tetapi dalam windows paragraph yang panjang akan sulit di telusuri, dan kemungkinan, tiap paragraph nya akan pecah dan hanya menjadi beberapa kal]imat panjang.
9. Baris Yang Tidak Terlalu Panjang
Pada program email kebanyakan program yang digunakan hanya dipakai untuk membaca email secara otomatis dengan melipat baris baris yang panjang. Disamping itu pengkodean "quoted-printable" ikut menambah runyam masaah panjang baris, dan apabila suatu baris lebih panjang dari 76 karakter [dan setting panjang baris adalah 75 karakter], maka baris tersebut akan dipotong setelah karakter ke-75 sehingga di ujung baris akan tertinggal tanda sama dengan. Oleh karena itu panjang baris email lebih pendek dari 70 karakter, agar ada sedikit ruang untuk identasi atau tanda kutip apabil;a tanda kutip tersebut diperlukan dalam penulisan pesan.
10. Ringkasan
Pada sebuah tulisan email kita harus menjaga agar semua tulisannya tetap singkat. Membuat baris baris yang singkat, paragraph yang singkat dan tulisan yang singkat pula.
11. Tulisan
Tulisan bukan saja tidak memiliki isyarat emosi karena tidak memiliki naik turun suara; tapi dalam tulisan juga tidak dikenal bahasa tubuh. Kita tidak dapat mengedipkan mata tanda bercanda, menjulurkan lidah tanda sedang berolok-olok, atau menunduk tanda kecewa.
Meski kita tidak bisa mengiringi tulisan dengan gerak tangan atau wajah, ada beberapa versi tulisan pengganti isyarat seperti ;-) (saya bahagia).
Selain dari pada itu terdapat pula isyarat ASCII lain yang tersedia untuk semua ekspresi yang di inginkan, mulai dari sakit (% ^p) hingga marah (>:-<) , terkejut (:-o) dan banyak lagi yang lainnya bahkan kamus nya pun tersedia.
Selain dari pada cara penulisan email yang efektif terdapat pula etika dalam menggunakan sebuah email, Karena email hanya berbentuk tulisan dan bias saja kita memalsukan identitas diri, maka tentu sdaja kita bias menulis apa sajja, kepada siapa, dan dengan cara apa karma internet adalah kebebasan?
Akan tetapi pada kenyataannya komunitas orang orang yang menggunakan internet, khususnya email telah mengembangkan sebuah etiketyang berkenaan dengan konvensi mengenai kepantasan tindak tanduk dalam berkomunikasi dan konvensi ini disebut dengan netiquette atau netiket. Memang tidak ada satu rumusan netiket yang pasti dan diberlakukan secara universal, akan tetapi secara umum dari beberapa sumber pada dasarnya memiliki kesamaan.
Beberapa poin penting mengenai etiket di antaranya :
Ø Dalam menuli sebuah email tidak boleh menggunakan huruf besar semukarna apabila huruf besar semua itu menandakan keadaan penulis sedang marah,dan pada sebuah email yang secara keseluruhan pesannya ditulis dengan menggunakan huruf kecilr adapun huruf besar hanya untuk tulisan yang diperlukansaja dan dapat dipersepsikan.
Ø Ketika kita ingin mengidentifikasi emosi kita pada orang lain kita dapat menggunakan emotion / smile seperti (;->) yang menandakan tersenyum agar dapat terhindar dari kesalahpahaman.
Ø Mempertimbangkan dengan baik baik apa yang ditulis.dan Tidak semua orang atau milis bisa menerima ekspresi yang keras. Paling aman adalah bersikap netral dan tidak berapi-api.
Ø Tidak melampirkan file apapun pada email sebelum ada kesediaan dari calon penerima email. Ini terutama berlaku pada milis, karena apa yang kita kirimkan akan diterima oleh banyak orang. Hampir semua milis melarang anggotanya untuk mengirimkan email dengan attachment.
Ø Hanya menggunakan email dengan format plain text untuk mengirim email ke discussion
Ø Tidak mempromosikan apapun ke dalam milis yang sifatnya bisnis, menjual barang, atau menawarkan jas kecuali ada izin dari moderator milis atau jika milis tersebut memang memungkinkan seseorang untuk melakukanitu.
Ø Apabila menjawab sebuah email, baik untuk jawaban pribadi maupun jawaban melalui milis, jangan menyertakan seluruh isidari email sebelumnya.Editan yang sedemikian rupa sehingga hanya bagian bagian yang terpenting saja dari email lama yang dipertahankan, yaitu yang akan kita tanggapi.
untuk melakukan unzip.
pada kolom paket yang akan digunakan
